El impacto del uso del correo electrónico en el profesorado de las Universidades Públicas Madrileñas

El correo electrónico es uno de los medios de comunicación que se perfila como fundamental en las comunicaciones en los próximos años. El ámbito universitario no puede ser ajeno a esta realidad, por sus características propias, tanto en la faceta docente como investigadora.

Con el fin de comprobar la implantación real del correo electrónico en las universidades públicas madrileñas, hemos diseñado y realizado una encuesta, que trata de recoger la opinión de los docentes en torno a su propio uso y conocimiento del correo electrónico y otros medios informáticos, así como su actitud hacia los mismos. Igualmente, nos hemos interesado por algunas cuestiones relevantes en torno al correo, como son su grado de satisfacción y las expectativas que genera.

Se ha contrastado empíricamente la existencia de diversas relaciones, destacando la influencia de las actitudes previas en los niveles de conocimiento de las herramientas, y la de dicho conocimiento en la posterior utilización de los mismos. Del mismo modo, hemos podido constatar la existencia de notables diferencias entre las diversas áreas de conocimiento, categorías profesionales y universidades.

1.- LAS COMUNICACIONES. EL CORREO ELECTRóNICO

1.1.- Las Tecnologías de Información y comunicación. El correo electrónico

La implantación de tecnología de información en las Organizaciones y las consecuencias estratégicas de la misma se ha estudiado bajo diversas perspectivas. Porter (1985), Sethi y King (1994), Toraskar y Joglekar (1993) hacen referencias a casos concretos de obtención de ventajas por un uso apropiado de las tecnologías de información en los procesos de comunicación. Para McKeen y Smith (1993), el uso de la tecnología de información puede tener repercusiones no sólo en las relaciones entre organizaciones sino también en las relaciones internas de las mismas. Brown (1995) menciona las inversiones en sistemas de información estratégicos como una forma a través de la que las organizaciones buscan ventajas competitivas.

Dos Santos (1993) mantiene que el impacto de las inversiones en tecnología de información en la organización no pueden comprenderse de forma completa atendiendo únicamente al desempeño medido en altos niveles de creación de valor, puesto que no lleva a distinguir las aplicaciones y usos de la misma. Para entender el impacto de una determinada tecnología dentro de las organizaciones, parece apropiado examinar cómo se usa en los procesos en los que se está aplicando. Resulta útil identificar diferencias en cómo se percibe la tecnología de información por los usuarios en una organización como medio de buscar competitividad y cómo esta percepción se lleva a cabo en la realidad.

Las tecnologías de información están afectando a la forma de intercambio información entre diferentes miembros de las organizaciones. Permiten, en muchos casos, sustituir el contacto físico. Numerosos autores han examinado de forma empírica el papel de los medios electrónicos en la comunicación (Eveland y Bikson, 1988; Finfholt y Sproull, 1990; Markus, 1994; Rice y Asociados, 1984; Fulk, 1993; Sproull y Kiesler, 1991; Trevino, Lengel y Daft, 1987).

Yates y Orlikowski (1992; 1994) hablan de géneros de comunicación organizativa, como por ejemplo una memo, una reunión de comité o un resumen, en cuanto acciones tipificadas comunes y reconocidas de forma social como una manera con un propósito y características comunes determinadas. El propósito de comunicación de un género no es un motivo individual privado para comunicar sino un propósito construido y reconocido por la comunidad y usado para ciertas situaciones. Por ejemplo el propósito socialmente reconocido de una reunión de un comité es discutir, tomar decisiones, delegar o implantar acciones relativas a sus competencias.

Ricoma (1996) habla de dos tipos de tecnologías disponibles para la comunicación en las Organizaciones: tecnologías de pantalla o tecnologías de voz y datos, donde podríamos incluir el fax, el correo electrónico y las tecnologías de voice and mail.

En los últimos quince años, el uso de ordenadores personales ha popularizado un número considerable de servicios de información, incluyendo el correo electrónico. El e-mail es una forma de intercambio de información en la que se mandan mensajes de un ordenador personal o terminal a otro vía módem y sistemas de telecomunicaciones.

El uso del correo comenzó con ARPAnet (red precursora de Internet) en 1969 y 1970 en los Estados Unidos, se extendió de forma gradual con el uso de los mainframes y miniordenadores basados en redes locales en los setenta y tuvo un rápido crecimiento con el uso de Internet en la década de los ochenta. El correo electrónico en sus inicios se plantea como un medio de intercambio de información para grupos pequeños y selectos. Actualmente su uso se ha extendido a millones de usuarios por todo el mundo. El correo electrónico es el servicio más utilizado de los que existen hoy en Internet. Desde el año 1970 se ha empleado como herramienta de comunicación para relaciones académicas y personales. Por el año 1990, la popularidad y ubicuidad del correo sobre el resto de los medios de comunicación tradicionales ha permitido que se reconozca como medio estándar de comunicación.

El correo electrónico permite el envío de mensajes por medios informáticos. Los mensajes se almacenan en un buzón personal. Cuando cada usuario consulta su correspondencia puede visualizar, almacenar o reenviar mensajes recibidos. Los mensajes enviados pueden estar en cualquier tipo de formato, texto, gráficos, imágenes, sonido, etc.

El e-mail es un medio electrónico que permite la instantaneidad de comunicación entre receptor y emisor. Sáenz Vacas hace referencia al correo electrónico bajo las siglas EAUDI tratando destacar las características típicas que hacen a este medio idóneo para ciertos tipos de comunicación en las organizaciones (electrónico, asíncrono, ubicuo, digital e informático).

• Electrónico: utiliza medios electrónicos de gestión y transporte
• Asíncrono: no necesita sincronía en envío y recepción
• Ubicuo: permite su acceso en diferentes lugares
• Digital: utiliza información digitalizada
• Informático: está en relación con las tecnologías de la información

A continuación, pasamos a citar algunas de las principales ventajas e inconvenientes de este medio de comunicación, especialmente en lo referente al entorno universitario

2.- OBJETIVOS DEL ESTUDIO

En un entorno como el universitario, donde se da una necesidad importante de establecer comunicaciones, con objetivos fundamentales de investigación entre personas y equipos de trabajo, el uso del correo electrónico nos parece fundamental. En el ámbito universitario español no existe generalmente una política específica que establezca pautas sobre uso del correo electrónico. En el mercado norteamericano se han tomado ya iniciativas a este respecto, tratando de desarrollar políticas de utilización de esta herramienta, buscando una consistencia con misión y objetivos universitarios (Anderson et al., 1996).

Si bien se han realizado diversos estudios sobre la utilización del correo electrónico en empresas privadas, es menos habitual encontrar trabajos basados en organismos relacionados con las administraciones públicas. Consideramos interesante conocer algunos datos relativos a la utilización del correo electrónico por parte de los docentes, por cuanto se trata de un cuerpo profesional con una clara influencia en la formación tecnológica de los futuros trabajadores.

Nuestro estudio, llevado a cabo entre los docentes de las diversas universidades públicas de la Comunidad Autónoma de Madrid, pretende fundamentalmente:

• Realizar una breve descripción de la actitud, utilización, grado de satisfacción y expectativas de los medios informáticos, en especial el correo electrónico, dentro del ámbito de estudio
• Comprobar la existencia de relaciones entre algunas de las variables del estudio. Concretamente, hemos estudiado la influencia de la actitud hacia los diversos medios con el conocimiento de los mismos y su utilización.
• Mostrar algunas de las principales diferencias y similitudes existentes entre las diversas universidades objeto del estudio

3.- METODOLOGíA

Con el fin de conocer los principales parámetros que caracterizan la utilización del correo electrónico en la universidad, se envió un cuestionario de respuesta anónima a los docentes de las universidades públicas madrileñas.durante los meses de noviembre y diciembre de 1998, y a principios del mes de enero de 1999. En estos centros trabajan un total de 13648 docentes e investigadores, según las últimas cifras disponibles que datan del principio del curso académico 1998-1999.

El cuestionario consta de cinco bloques, compuestos por un total de 23 preguntas. Estos bloques se refieren a diversos aspectos:

• Datos personales, en el que se pretende identificar las principales características de los encuestados, con el fin de poder delimitar con posterioridad algunos perfiles de usuarios del correo
• Actitud previa, en el que se ha tratado de conocer y valorar cuál es la actitud mostrada por los encuestados ante los medios informáticos en general, y hacia el correo electrónico en particular.
• Formación, en el que se ha preguntado sobre el nivel de conocimiento de algunos de los medios electrónicos que consideramos más importantes a la hora de desarrollar una labor docente e investigadora, así como la utilización de dichos medios. Asimismo, se intente conocer de qué modo se ha llegado al actual grado de conocimiento del correo electrónico
• Utilización del correo electrónico, en el que se trata de valorar cuestiones dispares relativas al nivel de uso del correo, el contenido de los mensajes o las recomendaciones acerca de su utilización
• Satisfacción y expectativas, parte en la que se trata de conocer cuál es el grado de satisfacción que presentan los diversos usuarios del correo, la valoración de este medio de comunicación y el planteamiento de algunos de sus principales problemas.

A continuación presentamos la tabla que recoge las distintas preguntas que han compuesto el cuestionario, y las variables con las que han sido relacionadas para su tratamiento estadístico.

4.- RESULTADOS

5.- CONCLUSIONES

En este trabajo hemos tratado de realizar una breve aproximación a la utilización del correo electrónico en las universidades madrileñas. Para ello, hemos partido del conocimiento de una parte relevante de la teoría en torno a este medio de comunicación, y la hemos contrastado con los datos recogidos en la encuesta realizada.

El correo electrónico tiene en la actualidad una gran relevancia, y ésta es incluso mayor en el ámbito universitario. La necesidad de conocer datos e investigar conjuntamente con personas que se encuentran en otros centros mueve a los docentes a utilizar abundantemente el correo. Su alta versatilidad y su sencillez de manejo le convierten, potencialmente, en el medio de comunicación por excelencia para la faceta investigadora.

Existe una actitud muy positiva hacia el correo electrónico, que tiende a ser cada vez cada vez menos controvertida. Sólo algunos inconvenientes, como la ausencia de un estándar generalizado o la falta de confidencialidad disuaden a algunos profesionales de su empleo mayoritario. Consideramos que su utilización aumentará con una mayor formación técnica de los usuarios (que conlleve mayor conocimiento del medio), y con la mejora de algunas incipientes y escasas herramientas de seguridad. Debemos, no obstante, resaltar la existencia de algunas diferencias significativas por Universidades, áreas de conocimiento y categoría profesional, que consideramos que pueden tender a reducirse con el tiempo

Como futuras líneas de investigación, nos parece interesante una comparación de los resultados obtenidos en este trabajo con los que puedan resultar de estudios análogos realizados en las Universidades Privadas, entre el alumnado de Universidades Públicas y Privadas o entre profesionales de otros organismos públicos.

Sin embargo, creemos que se podrían obtener resultados de mayor calado de una comparación entre los datos obtenidos en las universidades y los que pudiéramos observar en empresas radicadas en nuestro país, por considerar que algunas contestaciones presentarán diferencias presumiblemente significativas.

6.- BIBLIOGRAFíA

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